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Pilhas de prontuários em papel arquivados

Prazo de guarda do prontuário: os 20 anos da Lei 13.787/2018

Equipe Médicos do Futuro Redação clínica Publicado em · 3 min de leitura

Resposta rápida

A Lei nº 13.787/2018 permite eliminar o prontuário — em papel, digitalizado ou eletrônico — depois de 20 anos contados do último registro. O documento digitalizado conforme a lei vale como o original. A guarda permanente do prontuário arquivado eletronicamente vem de outra norma, do CFM.

É uma dúvida que aparece toda vez que um consultório muda de sala ou uma unidade troca de sistema: por quanto tempo isso tudo precisa ser guardado? A resposta envolve duas normas diferentes, e confundi-las leva a decisão errada sobre descarte.

O que a Lei 13.787/2018 fixou

  • Eliminação depois de 20 anos, contados a partir do último registro: decorrido esse prazo mínimo, os prontuários em papel e os digitalizados podem ser eliminados (art. 6º).
  • A regra alcança todos os prontuários, independentemente da forma de armazenamento — inclusive os microfilmados, os arquivados eletronicamente em meio óptico e os gerados e mantidos originalmente em meio eletrônico (art. 6º, § 5º).
  • Alternativa à eliminação: o prontuário pode ser devolvido ao paciente (art. 6º, § 2º).
  • Mesmo valor probatório do original para o documento digitalizado que siga as normas da lei e do regulamento, para todos os fins de direito (art. 5º).
  • Destruir o original depois de digitalizar é outro caminho, com regra própria: o art. 3º permite destruir os documentos originais após a digitalização, observados os requisitos técnicos do art. 2º e mediante análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários — sem fixar prazo para isso —, preservados os de valor histórico. Já a eliminação dos 20 anos (art. 6º) tem requisitos próprios: resguardar a intimidade e o sigilo (§ 3º) e registrar a destinação final na forma do regulamento (§ 4º).

E a "guarda permanente" de que muita gente fala?

Ela existe, mas é de outra norma: a Resolução CFM nº 1.821/2007 estabelece guarda permanente para o prontuário arquivado eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado (art. 7º), e prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro para o prontuário em papel não arquivado desse modo (art. 8º).

A Lei 13.787/2018, posterior, tratou do tema de forma mais ampla e estendeu a regra dos 20 anos a todos os prontuários. Quem administra acervo precisa conhecer as duas — e, na dúvida sobre descartar, a conduta conservadora é guardar e consultar a comissão de revisão.

O número (20 anos, contados do último registro) é o mesmo nas duas normas. O que muda é o alcance e o que se pode fazer ao fim do prazo.

O detalhe que mais confunde

O prazo não corre da primeira consulta nem do nascimento do paciente: corre do último registro. Paciente que voltou no ano passado tem a contagem reiniciada, por mais antiga que seja a primeira ficha.

Digitalizar não é fotografar

A lei condiciona o valor probatório ao cumprimento das normas que ela mesma estabelece e do respectivo regulamento, com sistema especializado de gestão eletrônica dos documentos digitalizados. Uma pasta de fotos no celular não cumpre isso — e a diferença só aparece quando o documento é exigido.

A guarda, por sua vez, é responsabilidade de quem assiste: a Resolução CFM nº 1.638/2002 a coloca sob responsabilidade do médico ou da instituição.

O que isso tem a ver com a sua consulta de hoje

Tudo o que você escreve hoje será lido, na melhor hipótese, por outro profissional num retorno — e, na pior, por alguém avaliando a sua conduta anos depois. Registro que envelhece bem é registro estruturado, com data, hora e o raciocínio explícito.

O UBS de Bolso começa por aí: anamnese e exame físico no modelo SOAP, prontos para completar, no formato que continua legível daqui a muito tempo.

Perguntas frequentes

O prazo conta da primeira ou da última consulta?

Do último registro do paciente. Quem retorna reinicia a contagem, porque passa a existir um registro mais recente.

Posso descartar o papel depois de digitalizar?

Pode, e isso não depende dos 20 anos. O art. 3º da Lei 13.787/2018 permite destruir os documentos originais após a digitalização, desde que observados os requisitos técnicos do art. 2º e mediante análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, criada para essa finalidade; os de valor histórico devem ser preservados. O prazo de 20 anos é o da eliminação do art. 6º — e o art. 8º da Resolução CFM nº 1.821/2007 deixa fora dele justamente o papel já arquivado eletronicamente.

A guarda permanente do prontuário arquivado eletronicamente continua valendo?

Ela consta da Resolução CFM nº 1.821/2007 (art. 7º), que fala do prontuário arquivado eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. A Lei 13.787/2018, posterior, estendeu a regra dos 20 anos a todos os prontuários, inclusive os gerados e mantidos originalmente em meio eletrônico (art. 6º, § 5º). A Resolução não foi revogada nominalmente, então convivem duas regras — e, na dúvida, o caminho seguro é não eliminar nada sem passar pela comissão de revisão.

Fontes

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